書類整理に不可欠なファイルを企業ノベルティにしよう！選び方や使い方のコツもご紹介

2024.3.15

書類整理に不可欠なファイルを企業ノベルティにしよう！選び方や使い方のコツもご紹介

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あらゆるビジネスシーンで役立つファイルですが、一言でファイルといってもその種類は多岐にわたります。

そのためファイルを企業ノベルティとして用意するときにはその種類と違いや特徴を知っておくと、より相手に喜ばれやすくなるでしょう。

ファイルにまつわる基本的な情報を、ご紹介していきましょう。

書類用ファイルにはいくつかのタイプがある！

書類の整理に使われるファイルには、いくつかのタイプがあります。

それぞれに特徴が違うため、違いを知っておきましょう。

まず、一般的に「ファイル」として使用されているのは、簿冊式タイプと呼ばれるファイルです。

ファイルに収納したい書類はパンチで穴を開け、ファイリングしていきます。

簿冊式タイプのファイルは頑丈で使いやすいことから、多くのオフィスで利用されています。

薄い形状からノートのように使うことができ、使いやすさを感じやすいでしょう。

一方で、毎回穴あけをしなければいけないことや、書類の並べ替えをしようとすると大変であることはデメリットと言えます。

続いて、バーチカルタイプのファイルです。

こちらは書類を挟むだけのタイプであり、簿冊式タイプ以上に書類の整理や出し入れが簡単であることが魅力です。

書類を収納するたび毎回穴を開ける必要もないので、忙しいオフィスでも書類整理の手間を省きやすくなるでしょう。

日常的に出し入れする機会の多い書類を収納するのに、最適なファイルと言えます。

一方で、挟んでいるだけであるからこそ使いにくさを感じやすい点はデメリットと言えます。

書類をノートのようにパラパラめくるのには向いておらず、特に視線よりも高い位置では使いにくいでしょう。

さらに、そのほかにボックスタイプと呼ばれるタイプのファイルもあります。

ボックスタイプの魅力は、書類を数が多くてもシンプルに収納できる点です。

書類が何十枚もあるような場合でも、まとめて入れることができます。

報告書や明細書のように、どんどん枚数が増えてしまう書類を収納するのにぴったりです。

バーチカルタイプと違い目より高い位置でも使うことができ、ファイルそのものが自立してくれるでしょう。

一方で、そのサイズ感からどうしてもスペースは取ってしまいます。

持ち運びなどについても、正直なところ向いていないと言えるでしょう。

書類整理用のファイルの選び方

書類整理用のファイルやボックスにはさまざまな種類がありますので、自分に合ったアイテムを見極めるための選び方を知っておきましょう。

例えば、ファイルの中には書類をポケットに入れて保管する「ポケットタイプ」のファイルがあります。

ポケットタイプのファイルには、ポケットがそのままノートのように貼り付けられているタイプと、自分で取り外しできるリングタイプのどちらかが主流です。

強いこだわりがないなら、リングタイプを選ぶのがおすすめです。

リングタイプのファイルでは、ポケットがそれぞれに独立しているため都合に合わせて増減できます。

「使っていくうちに書類が増えてきた」というときにも、自由に組み合わせられるでしょう。

新しいポケットを増やしたいときにすぐ対応できるのは、リングタイプだけです。

きちんとメンテナンスしていれば、長く使えるのもうれしいですね。

保管の際には、ファイルボックスや仕切りのあるスタンドも使うことをおすすめします。

ファイルを収納するための場所や棚がすでに決まっているのでれば、収納場所の高さに合わせたファイルボックスを選びましょう。

事前に棚のサイズを測っておき、適したサイズのボックスを用意すると良いでしょう。

収納場所によっては「A3よりもA4の方が収納しやすい」というような都合もあるでしょうから、まず収納場所を確認してからサイズの合うものを探してみましょう。

書類を賢く収納するには？

ビジネスシーンで書類を収納するには、さまざまな種類のファイルを併用しながら活用していくことが大切です。

前述の通り、ファイルには色々なタイプがあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

そのため「オフィスではこのファイルしか使わない」と決めてしまうのではなく、状況に応じて色々なファイルを使い分けていくことが大切です。

例えば、現在進行しているプロジェクトなどすぐに使う書類はバーチカルタイプに保存し、その後薄冊式タイプに移動させるというのも良いでしょう。

そして終わったプロジェクトの書類を保管するならボックスタイプのファイルへさらに移動させるというように、併用することで整理しやすくなります。

また「このファイルを使いたいけれど、本当に使いやすいデザインか疑問が残る」というようなケースもあるかもしれません。

そのときには、オリジナルの工夫を取り入れて使いやすい状態へ導きましょう。

例えば、「インデックスがないと使いづらいけれど、インデックスつきのファイルには理想のデザインがない」というときには、インデックス単体で購入すると良いでしょう。

フォルダーごとにインデックスをつけると、ファイルの使いやすさが大きく変わりますよ。

市販のインデックスでもデザインやカラーはさまざま展開されていますし、こだわりがある人は自分でデザインしてみるのもいいかもしれません。

e販促ストアで喜ばれるファイルを作成しよう

ビジネスシーンにおいて、こうしたファイルは業種を問わず必要不可欠なアイテムと言えるでしょう。

「ひとつあるからもういらない」というものでもありませんので、持っておくことで業務上必ず役立ちます。

そのため、ビジネス関係のお付き合いにおいても「ファイルを用意してお渡しする」という気遣いがあることで、相手にとても喜ばれるでしょう。

例えば取引先とのご挨拶の際には、企業ノベルティとしてファイルを作成し、ご挨拶の一環で渡すことで印象づけられるかもしれません。

相手に喜ばれる企業ノベルティの制作を検討しているときには、e販促ストアへご相談ください。

e販促ストアでは、企業の名入りノベルティの発注を承っています。

まずは予算や納期のご相談やお見積りだけでも、お気軽にご相談ください。

まとめ

書類整理に役立つファイルは、ビジネスの必需品とも言えるでしょう。

取引先と良好な関係を保つために、便利なファイルを企業ノベルティを作成し、お世話になっている企業へ配るのも良いかもしれません。

e販促ストアでは、オフィスシーンで役立つファイル類のノベルティ作成を承っています。